Regionale samenwerking
Zoals onder andere in het collegeprogramma 2022-2026 is verwoord, staan we voor grote opgaven in het fysiek en sociaal domein. Opgaven waarvoor het soms noodzakelijk of wenselijk is om buiten de gemeentegrens samen te werken. In november 2023 is de nota Grip op samenwerking Bloemendaal 2023 vastgesteld en zijn de uitgangspunten geformuleerd om als zelfstandige gemeente waar mogelijk grip te houden op verschillende samenwerkingsverbanden. In 2025 willen we conform die nota werken.
Samenwerking is een essentieel onderdeel van het openbaar bestuur geworden. Burgemeesters, wethouders, gemeentesecretarissen, griffiers en raadsleden maken deel uit van één of meerdere regio’s en netwerken. De vragen op het gebied van onder andere milieu, klimaat, energie, veiligheid, zorg en arbeid vragen om een aanpak van álle betrokken partijen, niet alleen van bestuurders van gemeenten. Voordelen van samenwerking kunnen zijn schaalvoordelen, kwaliteitsverbetering, risicospreiding, effectiviteit en doelmatigheid.
Met onze schaalgrootte en de grote diversiteit aan verschillende soorten dienstverlening blijven wij voor sommige functies kwetsbaar, zo wordt ook in de benchmark-rapportage aangegeven. We hebben relatief veel ‘1-pitters’. Samenwerken met andere gemeenten kan daarbij uitkomst bieden. Gezien de gespannen arbeidsmarkt is er echter concurrentie tussen gemeenten en bij grotere gemeenten wordt ook meer salaris geboden voor dezelfde type functies. Omdat we op onderdelen al een goede ambtelijke samenwerking met de gemeente Heemstede hebben, is het de moeite waard om te onderzoeken of meer samenwerken bij kwetsbare (en moeilijk vervulbare) functies toegevoegde waarde heeft.
Organisatie
Organisatieontwikkeling
De opgaven die op de ambtelijke organisatie afkomen zijn groter en complexer in een nog steeds krappe arbeidsmarkt. Dit vraagt om aandacht voor ontwikkeling en begeleiding van (nieuwe) medewerkers om de continuïteit te waarborgen. Ook in 2027 maken we indien nodig gebruik van een flexibele schil (inhuur). Op die manier blijven we in staat de benodigde expertise te leveren. Het stellen van prioriteiten en aanbrengen van focus in de opgaven zijn randvoorwaarden daarbij.
We zijn als organisatie nog steeds in staat om veel werk te verzetten. De basistaken die een inwoner van ons mag verwachten voeren we goed uit. Gelet op de omvang van de organisatie zien we “eenpitters” op beleidsniveau. Zij beschikken op één of enkele terreinen als enig personeelslid over de gewenste deskundigheid. De achtervang is in die gevallen slechts beperkt te organiseren, dat maakt de organisatie kwetsbaar.
In het licht van de aansturing door het management focussen we op professionele ontwikkeling, integraliteit, leiderschap en duidelijke (uitvoerings-)kaders. Daarnaast is een helder opdrachtgever- en opdrachtnemerschap met de daarbij horende verantwoordelijkheden belangrijk voor het goed verlopen van het bestuurlijk proces. Dat zijn zaken waar we ons als organisatie in 2027 en verder op willen doorontwikkelen.
Formatie
De huidige formatie voorziet vooralsnog grotendeels in de benodigde capaciteit. Op een paar plekken in de organisatie is extra capaciteit nodig om de continuïteit van werkzaamheden te waarborgen. Uiteraard blijven we de formatie frequent monitoren en volgt, indien noodzakelijk, bij nieuwe taken een voorstel voor de raad.
Bezetting
De krappe arbeidsmarkt maakt dat we een behoorlijke inspanning moeten leveren om de bezetting op peil te houden. Ook onze minder sterke concurrentiepositie in relatie tot salarisschalen t.o.v. grotere gemeenten in de regio is daar een factor in.
We zetten in op het binden van bestaand personeel en het aannemen van personeel met potentie. Dat doen we door het bieden van brede opleidingsmogelijkheden en het creëren van ruimte voor ontwikkeling. Het ruime opleidingsbudget (circa 2% van de loonsom) blijft belangrijk. We maken naast de geboden opleidingsmogelijkheden ook gebruik van financiële prikkels in de vorm van toelages om mensen aan te trekken en te behouden.
Wervingskracht op peil houden
We moeten zorgen dat wij structureel zichtbaar zijn en blijven op de arbeidsmarkt. We zetten daarom naast de reguliere wervingsacties ook in op het bouwen aan ons werkgeversmerk. Eerste campagnes daarvoor zijn succesvol gebleken, herhaling daarvan is nodig om het werkgeversmerk te blijven laden. Hiervoor gebruiken we de middelen uit het werving- en selectiebudget.
De verwachting is dat we ook in 2027 starters blijven aantrekken op de arbeidsmarkt. Deze starters krijgen een opleidingsprogramma om thuis te raken in het ‘vak’. Daarnaast continueren we het meer functiegerichte traineeship, waarbij vakinhoudelijke opleidingen en persoonlijke ontwikkeling centraal staan.
Bevorderen duurzame inzetbaarheid
De opbouw van ons personeelsbestand laat komende jaren een grote groep medewerkers zien in de leeftijdscategorie boven de 55 jaar. We kijken naar hoe we ook deze groep de komende jaren duurzaam inzetbaar kunnen laten zijn en blijven.
Participatie
In 2027 blijft participatie een focuspunt voor de gemeente Bloemendaal. Het actief betrekken van inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere belanghebbenden bij het beleid en de uitvoering daarvan blijft belangrijk. Bloemendalers weten wat er speelt in hun omgeving, en wij benutten die kennis om betere besluiten te nemen. Het participatiebeleid is vertaald in een participatieverordening. We benutten zowel digitale als fysieke middelen voor onze participatievraagstukken om zoveel mogelijk inwoners te betrekken. Daarbij blijft speciale aandacht bestaan voor jongeren en moeilijk bereikbare doelgroepen. Tot slot besteden we meer aandacht aan de evaluatie van participatieprocessen. De lessen die we leren helpen ons om de uitvoering van participatieprocessen verder aan te scherpen.
Informatievoorziening en ICT
Een sterke informatievoorziening is randvoorwaardelijk voor een betrouwbare, toegankelijke en toekomstbestendige gemeente. In 2027 werken we vanuit een meerjarig uitvoeringsagenda, gebaseerd op onze visie op Informatievoorziening en Informatiearchitectuur, aan drie speerpunten: innovatie met AI, risicobeheersing vanuit informatiebeveiliging en een digitale informatiehuishouding waarin informatie veilig, vindbaar en toegankelijk is.
Meerjarig vervangingsplan ICT
Het meerjarig vervangingsplan vormt de basis voor een veilige en toekomstbestendige ICT-omgeving. In 2027 richten we ons op de doorontwikkeling van de digitale werkplek, de verdere transitie naar de cloud en de implementatie van vernieuwde software voor anonimiseren, publiceren en bestuurlijke besluitvorming. Daarnaast start in 2027 een nieuw vijfjarig investeringskrediet voor de planmatige vervanging van laptops, smartphones en de wifi-infrastructuur.
Tegelijkertijd willen we gericht invulling geven aan innovatie met AI, zoals voorgesteld in onze visie op Informatievoorziening. De kansen met AI worden onderzocht en waar verantwoord toegepast om processen te verbeteren, informatie beter toegankelijk te maken en de dienstverlening te versterken. Dit gebeurt beheerst, met aandacht voor ethiek, privacy, veiligheid en informatiebeveiliging. Ook onderzoeken we hoe digitale soevereiniteit kan bijdragen aan meer regie op onze ICT-omgeving. Omdat op voorhand hiervoor geen budget gereserveerd is zullen ontwikkelingen die tot meerkosten leiden ter besluitvorming voorgelegd worden.
Informatiebeveiliging en cybersecurity
In 2027 voldoen we aan de eisen van de Cyberbeveiligingswet en versterken we het organisatie brede risicomanagement vanuit informatiebeveiliging. Door cyberrisico’s structureel te monitoren en hierover te rapporteren aan het management en passende beheersmaatregelen te treffen, vergroten we de digitale weerbaarheid en borgen we de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening. Om de toenemende complexiteit beheersbaar te houden, brengen we dit onder in een integraal Information Security Management System (ISMS) en een overkoepelende GRC-tooling (Governance, Risk and Compliance).
Ook investeren we in de samenwerking met regionale netwerken van CISO’s, ISO’s en AICO’s. Door kennisdeling en gezamenlijke aanpak van cyberdreigingen versterken we onze positie en vergroten we de weerbaarheid binnen de regio.
Digitale informatiehuishouding
In 2027 verbeteren we de digitale informatiehuishouding door de organisatie brede werkwijze voor digitaal samenwerken in SharePoint verder uit te rollen en een Woo-publicatieplatform voor actieve openbaarmaking te realiseren. Deze ontwikkelingen verbeteren de kwaliteit van de informatiehuishouding en ondersteunen een veilige, vindbare en toegankelijke informatievoorziening, een belangrijk speerpunt in onze visie. Tegelijkertijd nemen de beheerinspanning voor documentmanagement, archivering en informatiebeveiliging en de kosten voor onze archiefopslag toe. Om uitvoering te kunnen geven aan dit speerpunt willen we dan ook meer kennis en expertise organiseren op het gebied van documentmanagement en compliance, voortvloeiend uit onze ambitie voor een sterke, toekomstbestendige digitale informatiehuishouding.
Ook onze fysieke en digitale archiefopslag ontwikkelt mee met deze ambitie: wij onderzoeken hoe we onze permanente archiefbewaarplaats toekomstbestendig kunnen inrichten. Momenteel is dit belegd via een dienstverleningsovereenkomst. In overleg met de gemeentearchivaris brengen we de mogelijke scenario's voor de toekomst in kaart.
Naast het op orde brengen van de informatiehuishouding investeren we ook in het effectiever inzetten van beschikbare informatie voor sturing en besluitvorming. Samen met het sociaal domein en bedrijfsvoering ontwikkelen we dashboards die eenvoudig inzicht geven in ontwikkelingen en de uitvoering. Dit ondersteunt het datagedreven werken, draagt bij aan beter onderbouwde besluitvorming en vergroot de transparantie van de gemeentelijke werkzaamheden en dienstverlening.
Onderzoeken Rekenkamer
In het eerste kwartaal van een jaar brengt de Rekenkamer een verslag uit van afgelopen jaar en legt een jaarplan voor aan de gemeenteraad. In het jaarverslag van de gemeente wordt, bij de paragraaf bedrijfsvoering, gerapporteerd over uitvoering van aanbevelingen van de onderzoeken van de Rekenkamer van de afgelopen vier jaar.
Invoering Rechtmatigheidsverantwoording college vanaf boekjaar 2023
Vanaf boekjaar 2023 dient het college de ‘rechtmatigheidsverklaring’ af te geven. Het is van belang dat de beheersorganisatie van de gemeente in opzet, bestaan en werking voldoende waarborgen biedt voor een rechtmatig financieel beheer, dat wil zeggen in overeenstemming met relevante externe en interne wet- en regelgeving. Daarvoor is ook van belang om de 1e lijn (vakafdelingen) en 2e lijn (ondersteunende afdelingen) te versterken.